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前些日子，我把王主任要的材料发到了他的信箱里，头儿很是满意，打回电话说活儿干得不错。冰雪儿来了精神，对着话筒喊道“开个会表彰宇飞吧”。王主任想了想说，那就等出差回去再说吧。冰雪儿却说：“听说Office XP支持远程联机会议，用一用？”王主任立刻说，“宇飞，你就好好研究一下那个联机会议，顺便在会上讨论一下本季度的工作计划安排吧”。
的确，在Office XP中有联机会议功能，用于召开远程会议，这是因为Windows NetMeeting集成在 Microsoft Office 中，实现不同地点的人实时共享和更改文档。也就是说，当一个 Office程序开始联机会议时，NetMeeting就在后台自动启动了，使与会人员可以共享文档的内容，并发送邮件、传送文件，以及在白板上工作等，很方便。
宇飞提示：联机会议分为会议主持人和参与人，参与人要拥有一个微软MSN Messager账号。会议主持人是惟一控制共享文档的人，所有参加人都可以在各自的屏幕上看到共享文档。
安排联机会议的方法是，打开会议共享文档，执行［工具］→［联机协作］→［现在开会］命令。首次启动联机会议时，会提示从“目录”下的“服务器名”列表中选择目录服务器，选择微软的“Microsoft Internet 目录”服务就可以了。NetMeeting自动连接服务器，并进入用户选择界面(如图1)。
图1
建立了一个联机会议后，点击与会者名称即可向其发出邀请。作为被呼叫参加会议的人员，会收到一个邀请参加联机会议的消息，当您接受邀请时，“联机会议”工具栏和要共享的文档就出现在屏幕上了。图2就是与会者的联机会议文档界面，在这里可以看到会议主持人修改文档的动作。
图2
宇飞提示：在联机会议期间，一次只能有一个人更改文档，但如果主持人在更改文档，多个用户可以闲谈或使用白板。
那么如何在联机会议中修改文档呢？主持人在会议开始时控制着共享文档，并决定参加人何时可以更改文档。如果要让参加人控制和更改共享文档，可以在“联机会议”工具栏上，单击［允许他人编辑］按钮，并在“NetMeeting”对话框中单击［确定］按钮。此时就可以通知参加人单击“控制”菜单上的“请求控制”命令，并在请求控制对话框中单击［接受］按钮。
在联机会议中除了可以共享编辑文档外，还可以进行“闲谈”。只有联机会议的主持人能够打开闲谈功能，单击“联机会议”工具栏中的［显示闲谈窗口］按钮，即可打开闲谈窗口(如图3)，在“消息”中输入文字，消息即显示在对方的屏幕上。
图3
在会议中还可以打开“白板”进行文本、图像的演示。白板是NetMeeting 中的一种功能，它可以打开一个独立的窗口，联机会议参与者可在该窗口中键入文本、绘制图形、复制、粘贴和删除对象以及突出显示或指向文本和图形等。在“联机会议”工具栏单击［显示白板］按钮，即可进入白板窗口(如图4)，现在可以自由进行绘图、录入文字的操作了，在白板窗口左侧提供有丰富的功能按钮可供选择。
图4
预先安排联机会议，首先要打开共享文档，点击［工具］→［联机协作］→［现在开会］，然后在打开的Outlook联机会议页面中填写的联机会议内容(如图5)并选择要使用的选项，单击［发送］。
图5
联机会议的主持人是惟一可以结束会议的人，在“联机会议”工具栏上，单击［结束会议］按钮就可以断开会议了。同时系统会自动关闭NetMeeting，返回到单机操作状态。
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