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用EXCEL搭建企业信息系统（一）
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日期：2007年5月18日 作者：
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最近笔者用EXCEL服务器为某公司度身定制了一个涉及公司所有部门、用户近百人的费用报销管理系统。
耗时不多，却涵盖了费用计划审批、费用报销、数据查询、统计分析、图表分析、系统管理等众多内容，而且由于最终用户的操作界面是人人都熟悉EXCEL，培训难度大大降低，在这里和大家分享一下经验。
整个设计和应用分以下几部分：
1、系统分析：工作状况描述、信息化基础分析、确定系统目标、系统设计思路
2、管理台设置：设置组织机构、角色、用户、数据规范、自动编号
3、报表模版设计：定义数据项、定义表间公式
4、系统应用：报表填报、审批、自动统计汇总、查阅、修改、删除、数据查询
5、结合EXCEL实现动态图表分析
6、系统管理常用功能：数据备份和恢复、查看系统日志、查看在线用户
1、系统分析
1.1工作状况描述
笔者设计的费用管理系统主要涉及三方面的工作：
1）费用计划审批：各部门行政人员每月手工书写部门费用计划申请，部门主管签字后，由财务主管审批。通过审批后的费用计划，作为下月报销费用的额度控制指标。
2）费用报销：报销人手工填写报销单后由部门主管签字，如果超过当月费用计划还需要财务主管签字。财务会计负责核实是否超过费用计划，是否经过财务主管签字。
3）费用统计汇总：各部门每月月底统计本部门的的费用支出，通常以流水帐形式；财务部会计每月月底用EXCEL统计汇总各部门支出情况，打印后上报财务主管和公司经理。涉及的报表为《部门全年费用支出汇总表》《月度各部门费用汇总》《年度各部门费用汇总》
1.2该公司的IT基础
有局域网，各部门有自己的电脑，各部门员工绝大多数都会使用EXCEL的基本功能。
1.3希望通过建立费用管理系统达到以下目标：
1）同一数据，只录入一次，自动进行统计汇总：目前不论是各部门自己的统计报表还是财务部的费用统计表，数据来源都是报销单，但是每次做统计报表时，都需要根据报销单的纸单据各自录入数据。因此同一个数据需要被重复录入、汇总、分析。希望通过建立费用管理系统，所有数据只输入一次，所有的统计分析工作由系统来实现，将大大提高工作效率。
2）提高查询信息的方便性：目前各部门查看报销信息是通过“网上邻居”找到财务部的电脑，然后找到共享文件夹里的每月费用统计，或者看本部门手工记录的信息。
3）提高信息的及时性，加强费用控制：由于目前各部门的费用信息都时到月底在统计，部门经理和财务部在审批费用报销单时的不能快速准确的知道各项费用已经报销金额，因此无法与本月费用计划比较，不利于部门和公司的费用控制。建立系统后希望随时能够查看已报销的情况
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1.4设计思路如下
拟建立以下报表，报表设计、填报、查阅权限列表如下：
2、管理台设置
2.1建立组织机构
用”sa”的身份登录“EXCEL服务器管理台”，建立上述业务中涉及到的组织结构。
1）维护全局公共信息：右键点击“组织机构”——“全局公共信息”，录入公司名称和相关信息。
2）建立组织机构：右键点击“组织机构”——“新建”——“组织机构”
2.2建立角色
系统中的“角色”类似于实际工作中的岗位，建立方法：右键点击“角色”——“新建”——“角色”。
2.3建立用户
建立方法：右键点击“用户”——“新建”——“用户”，选择用户所在部门、拥有的角色，界面如下：
注意：系统已经预设了三个角色，分别为“Administrator”“Report Designers”“Report Owner”,如果用户需要设计报表，则必须授给其“Report Designers”的权限，如果需要将填写或查阅的报表保存到本地，则必须授给其“Report Owner”的权限。考虑到各部门可能会自己设计本部门的报表，因此除系统管理员外，还授给财务会计、销售内勤等人报表设计的权限。
设定的结果如下：
2.4建立数据规范
费用报销的原因很多，为了方便统计分析，将费用进行分类，共分为：差旅费、电话费、办公费、复印费、报纸书刊费五大类，每月的费用计划也是按类别分别订计划。因此要求单据录入时，必须按照标准分类填写，不能随意输入，否则影响统计结果的正确性。如：“办公费”和“办公用品费”意思相同，但如果费用类别输入了“办公用品费”，则统计分析时就会缺少这条信息。
鉴于此，在费用报销管理系统中，采用EXCEL服务器特有的“数据规范”，大大提高了数据录入的准确性，同时录入速度也提高了不少。
注意：数据规范中还有很多系统预设的信息，在定义报表模版时善加利用，可以大大提高录入的方便性。
2.5自动编号
每月的报销单很多，EXCEL服务器自定义“自动编号”的功能能够自动为每张单据编号，为报表查阅提供了方便。
2.6数据类型
系统预设的数据类型在我们的系统中已经完全够用，不需要添加新的内容。
3、报表模版设计
3.1建立《部门月度费用计划申请》模版
打开EXCEL，报表设计者王鹏登录EXCEL服务器，菜单“报表设计”——“新建”，输入报表编号，名称，然后选择可以填报和查阅的部门和角色.界面如下：
保存后，定义数据项：
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所有黄颜色的单元格定义为“单一数据项”，所有蓝颜色的单元格定义为重复数据项。定义数据项的过程中需要设定数据类型和数据规范。
上表中定义的内容如下：
定义单一数据项，完成后生成数据表“部门月度费用计划申请_主表”
定义重复数据项（由于报表的格式大小确定，“类别”为有限单元格，所以定义重复数据项时选择“不可扩展”），完成后生成数据表“部门月度费用计划申请_明细表”
定义好后，右键“创建数据表”。
注意：
在定义数据项时适当的与管理台设定好的数据规范匹配，可以大大减少录入工作，如：填写报表时“填报人”默认登录的用户姓名，“填报时间”默认当前服务器时间，“部门”默认当前用户所在部门。
由于本报表的数据全部为原始数据，不需要从其它报表获取数据，所以不需要建立表间公式。
模版创建完毕。
3.2建立《部门月度费用计划表》模版
此报表模版与上表的格式完全相同，数据项的定义也相同。
3.3建立《费用报销单》模版
所有黄颜色的单元格定义为“单一数据项”，所有蓝颜色的单元格定义为重复数据项（以下报表不再做类似说明）。下面的三个签字位置不需要定义，用于打印表单后手工签字的位置。
表间公式：
本报表 “已报销金额”来自于报销后的《费用报销单已报销》，因此需要通过表间公式建立与《费用报销单已报销》数据的关系。表间公式如下：
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本报表 “本月费用计划”来自于经财务经理审批的《部门费用计划表》，建立表间公式建如下：
3.4建立《费用报销单已报销》模版
此报表模版与《费用报销单》的格式完全相同，数据项的定义也相同，只是不需要定义表间公式。
3.5建立《部门费用报销统计台帐》模版
本报表 的数据来自于报销后的《费用报销单已报销》，建立表间公式如下：
提取<费用报销单已报销_明细2,费用报销单已报销_主表2>中满足下列条件的数据：
<数据筛选：费用报销单已报销_主表2.报销日期 >= 本报表.Sheet1:起始日期
并且 费用报销单已报销_主表2.报销日期 <= 本报表.Sheet1:终止日期
并且 本报表.Sheet1:统计部门 = 费用报销单已报销_主表2.报销部门>
按以下方式填入目的报表：
费用报销单已报销_主表2.报销日期---->部门费用报销清单_明细.报销日期
费用报销单已报销_主表2.制单人---->部门费用报销清单_明细.报销人
费用报销单已报销_明细2.费用类别---->部门费用报销清单_明细.费用类别
费用报销单已报销_明细2.金额---->部门费用报销清单_明细.金额
费用报销单已报销_明细2.用途说明---->部门费用报销清单_明细.用途说明
报表中“费用合计”、“差旅费合计”等是通过EXCEL本身的公式计算得出的数据，不需要建立表间公式，也不需要定义数据项。
注意：本报表中，由于无法预测通过表间公式取出的数据有多少行，因此在定义重复数据项时，选择“下方可扩展”。
3.6建立《部门各类费用年度支出表》模版
本报表 的数据来自于报销后的《费用报销单已报销》，建立表间公式如下：
其他月份的公式与上图近似，不再赘述。
注意：
本报表中，由于“费用类别”一列行数为有限行，而且最下面还有一行“合计”，因此在定义重复数据项时，选择“下方不可扩展”。同时为了每次费用类别的顺序保持不变，实现在建立模版时就填好“费用类别”。通过表间公式筛选出的数据就会按照此顺序填写。
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